Support | Erklärung
Support und Erklärungen.
Auf dieser Seite findest du die Sammlung der Erklär-Videos zu tautoko.ch. Ebenfalls befindet sich ein FAQ auf dieser Seite, welches laufend ergänzt wird. In diesem FAQ findest du auch verschiedene Möglichkeiten um uns von tautoko.ch zu kontaktieren.
Wir arbeiten bei der Entwicklung der Software eng mit den Veranstalter:innen von gadget abc zusammen. Die Administratorin des SummerDays Festivals & des OpenAir St.Gallen hat für Ihre Ressortleiter:innen eine sehr detaillierte Anleitung geschrieben, welche wir hier ebenfalls gerne zur Verfügung stellen.
tautoko V2: Ressourcen und Schichtplanung, Stand 16.4.2022
Dieses Video erklärt den ganzen Ablauf der Ressourcenplanung und der effektiven Einteilung der Crewmember.
Es macht durchaus Sinn und ist Empfehlenswert, sich dieses lange Schulungsvideo (1h) vor der ersten Crewsuche anzuschauen. Es gilt verschiedene Grundsatz-Entscheide zu fällen…
tautoko V1: Zuerst den Überblick gewinnen (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über die Funktionen, welche dir als Verantwortliche:r eines Teilbereiches (z.B. Ressort) für die Crew/Helfer:in Administration zur Verfügung stehen.
tautoko V1 - Untermenu "Übersicht" (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über den Menupunkt „Übersicht“ in den Crewfunktionen von tautoko.
In diesem Video findest du auch die Erklärung, wie du Felder im Anmeldeformular ein / ausblendest. Da diese Felder technische Namen haben, findest du eine Liste aller Felder unter dem untenstehenden Link. Das heisst aber nicht, dass diese Felder bei dir alle zur Auswahl stehen. Die aufgeführten Felder gibt Tautoko deiner Systemadminstratorin zur Auswahl – sie wählt aus, über welche Felder du selber verfügen kannst.
tautoko V1 - Untermenu "Inbox" (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über den Menupunkt „Inbox“ in den Crewfunktionen von tautoko.
tautoko V1 - Untermenu "Alle Mitglieder" (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über den Menupunkt „Alle Mitglieder“ in den Crewfunktionen von tautoko. In diesem Teil des Programmes verwaltest du sämtliche Benutzerdaten deiner Crew-Member.
tautoko V1 - Untermenu "Einladungen" (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über den Menupunkt „Einladungen“. Dieser Menupunkt lässt dich deine Crew einladen – das ist die einfachste Variante, deine Leute für deinen Teilbereich / Ressort zu gewinnen. Du brauchst für die Einladung nur eine Liste der Emailadressen (Komagetrennt) – die restlichen Infos werden von den CrewMembern ergänzt.
tautoko V1 - Untermenu "Crew-Funktionen" (Stufe Anwender:in / Ressortleiter:in)
Dieses Video bietet einen Überblick über den Menupunkt „Crew Funktionen“. Hier kannst du deine Crew selbständig in verschiedene Gruppen einteilen.
FAQ
Wende dich bitte an die Person deines Festivals, welche tautoko betreut. Sie kann dir die entsprechenden Zugänge geben.
Wir entwickeln tautoko ständig weiter. Gib uns bitte unter wunschliste@tautoko.ch bekannt, welche Funktion fehlt – wir werden es auf unsere Wunschliste nehmen. Allenfalls finden wir gemeinsam auch einen guten Work-Around, damit du deine Wünsche schneller erreichst.
Oh – das sollte nicht sein! Aber wenn du wirklich auf etwas unvorhergesehenes gestossen bist, sind wir natürlich froh, wenn du uns das meldest. Schreib bitte an bug@tautoko.ch – wenn möglich mit Printscreen und/oder genauer Erklärung, wie wir den Bug selber nachmachen können. So können wir dir am schnellsten helfen!
Das kann’s geben. Schreib uns doch bitte deine Frage auf support@tautoko.ch. So können wir dir möglichst rasch eine Antwort zukommen lassen.
Wenn sich ein Crewmitglied über das Crewportal oder via persönlichem Einladelink anmeldet erscheint es in deinem Ressort unter „alle Mitglieder“ mit der Kategorie „Inbox“. Wenn du das Mitglied markierst (mit Shift kann man mehrere Mitglieder markieren) und rechts den Status auf „aktiv“ änderst, hast du das Crewmitglied in deinem Ressort bestätigt. Es wird (ab Juli2021) automatisch eine Bestätigungsemail verschickt.
Liste der optionalen Felder
Unter „Übersicht“ – „Felder“ kannst du verschiedene Felder ein- oder ausblenden. Das geschieht nach folgender Logik:
Tautoko stellt deinem Festival eine Auswahl an Felder zur Verfügung. Die Festivaladministratorin definiert, welche Felder für das Festival „irrelevant“ und welche für das Festival „Pflicht“ sind. Es gibt Felder, welche die Administratorin als „nicht zwingend, aber vielleicht für die Ressorts nötig“ kennzeichnet. Alle diese Felder kannst du als Ressortleiterin benutzen (anzeigen) oder nicht (versteckt).
Die Anzeige kannst du für das Backend (Crew) und für das Crewportal (Portal) unterschiedlich setzen. Entweder du blendest das Feld an beiden Orten ein, an beiden Orten aus – oder du blendest es im Backend ein um den Eintrag in diesem Feld selber zu erstellen (pro Helferin). Ein Einblenden auf dem Formular (Crewportal) aber im Backend ausblenden macht keinen Sinn – darum funktioniert diese Einstellung (letzte Linie auf dem Bild) auch nicht -> es wird überall ausgeblendet.
Systemfelder: Es gibt in Tautoko bestimmte Felder, welche man nicht abschalten kann. Diese Felder werden vom System, unter anderen für die Doubletten-Kontrolle verwendet. Die Felder siehst du im nebenstehenden Bild.
Die Felder - technische Namen
Shirtgrösse: shirtsize
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, welche Shirtgrösse er:sie hat. Technischer Name: shirtsize
Übernachtung: lodging
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, ob er:sie gerne eine von dir zur Verfügung gestellte Übernachtungsmöglichkeit möchte. Technischer Name: lodging
Dabei seit: event_since
Dieses Auswahlfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, seit wann er schon am Festival dabei ist. Technischer Name: event_since
Wunschcrew: wish_crew
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, mit oder in welcher Crew er:sie mitmachen möchte. Das Textfeld kann vom Crewmember frei befüllt werden. Es muss nicht ausgefüllt werden. Technischer Name: wish_crew
Wunsch Leitung: wish_chief
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, bei welchem Chef:in er:sie mithelfen möchte. Das Textfeld kann vom Crewmember frei befüllt werden. Es muss nicht ausgefüllt werden. Technischer Name: wish_chief
Wunschband: wish_band
Dieses Auswahlfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, bei welchem Act er:sie frei haben möchte. Die Bedingung ist, dass die Festivaladministration den Timetable des Festivals eingepflegt hat. Es muss nicht ausgefüllt werden, es gibt keine Limite der anzuwählenden Bands. Diese Limite musst du in der Einladung kommunizieren. Wer sie nicht einhält.... Technischer Name: wish_band
Covid19-Impfung: covid_vaccination
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, ob er:sie bis zum Festival geimpft ist. Beachte, dass diese Information grundsätzlich nicht korrekt beantwortet werden muss (Datenschutz, Persönlichkeitsrechte). Behandle die Daten sensibel. Technischer Name: covid_vaccination
Arbeitsvertrag: contract_read
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, ob er:sie den Vertrag gelesen hat (Upload via Festivaladministratorin) und ihn akzeptiert. Technischer Name: contract_read
gewünschte Barchefin: bar_chief
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, bei welcher Barchef:in er:sie arbeiten möchte. Die Liste der Barchefinnen muss von der Festivaladminstration mit tautoko.ch abgesprochen werden und kann nicht ergänzt werden. Technischer Name: bar_chief
Freunde einladen: wish_buddies
Dieses interaktive Textfeld kannst du einblenden, wenn du dem Crewmember die Möglichkeit geben möchtest, zusätzliche Kolleginnen und Freunde einzuladen, ebenfalls in deinem Ressort zu arbeiten. Eingetragen werden muss die Emailadresse (max 3) - die eingetragenen Adressen erhalten automatisch von tautoko eine Einladung für das entsprechende Ressort. Achtung: Wenn das Ressort den Pool bereits geschlossen hat oder "voll" ist, wird der Link nicht funktionieren. Das Feld muss nicht ausgefüllt werden. Technischer Name: wish_buddies
Zusammenarbeitswunsch: wish_buddiessimple
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du vom Crewmember wissen möchtest, mit welchen Personen er:sie zusammenarbeiten möchte. Das Textfeld kann frei befüllt oder leer gelassen werden. Technischer Name: wish_buddiessimple
Bemerkungsfeld: wish_comment
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du den Crewmember zusätzlich eine Bemerkung eingeben lassen möchtest. Das Textfeld kann frei befüllt oder leer gelassen werden. Technischer Name: wish_comment
Verfügbarkeit vor dem Festival: shiftplan_prepost
Dieses Datum-Auswahlfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember wissen möchtest, an welchen Tagen er:sie arbeiten kann. Die Daten werden von der Festivaladministratorin eingetragen und können nachträglich nicht angepass werden. Technischer Name: shiftplan_prepost
Verfügbarkeit während dem Festival: shiftplan_during
Dieses Datum-Auswahlfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember wissen möchtest, an welchen Tagen/Schichten er:sie arbeiten kann. Die Daten werden von der Festivaladministratorin eingetragen und können nachträglich nicht angepass werden. Technischer Name: shiftplan_during
AHV Nummer: ahv
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember die AHV-Nummer erfahren möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden, der Inhalt wird aber auch nicht geprüft. Technischer Name: ahv
IBAN Nummer: iban
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember die IBAN-Nummer erfahren möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden, der Inhalt wird auf Korrektheit geprüft (IBAN Checker!). Technischer Name: iban
Anstellungsverhältnis: employment
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember erfahren möchtest, wie sein:ihr Anstellungsverhältnis ist. Technischer Name: employment
Beruf / Ausbildung: job
Dieses Textfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember erfahren möchtest, was sein:ihr Job / Ausbildung ist. Der Inhalt des Feldes wird nicht geprüft, das Feld kann nicht leergelassen werden. Technischer Name: job
Foto: doc_photo
Dieses Uploadfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember ein Foto erhalten möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden. Der Upload wird im Backend als Bild angezeigt. Technischer Name: doc_photo
Fahrausweis: doc_driver
Dieses Uploadfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember ein Scan des Fahrausweises erhalten möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden. Der Upload wird im Backend als Link angezeigt. Technischer Name: doc_driver
Fahrausweis: doc_forklift
Dieses Uploadfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember ein Scan des Staplerausweises erhalten möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden. Der Upload wird im Backend als Link angezeigt. Technischer Name: doc_forklift
ID / Personalausweis: doc_personal
Dieses Uploadfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember ein Scan der ID / des Personalausweises erhalten möchtest. Das Feld kann nicht leergelassen werden. Der Upload wird im Backend als Link angezeigt. Technischer Name: doc_forklift
Aufenthaltsbewilligung: residence
Dieses Dropdownfeld kannst du einblenden, wenn du von deinem Crewmember wissen möchtest, welchen Aufenthaltsausweis er:sie hat. Das Feld kann nicht leergelassen werden - Schweizer Bürgerinnen wählen "keine". Technischer Name: residence
tautoko.ch | Eine Entwicklung von loftmynd.ch gmbh